Audit internal SMK3 adalah audit SMK3 yang dilakukan oleh perusahaan sendiri dalam rangka pembuktian penerapan SMK3 dan persiapan audit eksternal SMK3 dan/atau pemenuhan standar nasional atau internasional atau tujuan-tujuan lainnya.
Audit SMK3 dilaksanakan secara sistematik dan independen oleh personil yang memiliki kompetensi kerja dengan menggunakan metodologi yang telah ditetapkan.
Pelaksanaan audit internal dapat menggunakan kriteria audit eksternal sebagaimana tercantum pada Lampiran II PP 50 Tahun 2012 dan pelaporannya dapat menggunakan format laporan yang tercantum pada Lampiran IlI peraturan tersebut.
Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan lang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja. Hasil audit harus digunakan oleh pengurus dalam proses tinjauan ulang manajemen.
Hasil temuan dari pelaksanaan pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 harus didokumentasikan dan digunakan untuk tindakan perbaikan dan pencegahan. Pemantauan dan evaluasi kinerja serta audit SMK3 dijamin pelaksanaannya secara sistematik dan efektif oleh pihak manajemen.
Penilaian Audit Internal SMK
Penilaian Audit internal ini merupakan penilaian yang dilakukan oleh perusahaan sendiri, yang bertujuan menilai efektifitas penerapan sistem manajemen K3 di perusahaan serta memberi masukan kepada pihak manajemen dalam rangka pengembangan secara terus menerus.
Pelaksanaan internal audit idealnya dilaksanakan 2 kali dalam setahun dengan melibatkan seluruh bagian di perusahaan antara lain pada setiap unit operasi, lokasi dan departemen/bagian harus dikutsertakan dalam audit dengan metode uji silang (cross check).
Audit internal dilaksanakan oleh personil yang independen terhadap bagian yang diaudit, bukan personil yang mempunyai hubungan langsung terhadap bagian yang diaudit, bukan personil yang mempunyai hubungan terhadap bagian tersebut, sehingga hasil yang didapat merupakan hasil yang obyektif. Disini personil yang harus terlatih dan melakukan audit juga berpengalaman.
Pelaksanaan audit dilakukan oleh suatu tim sendiri atas berbagai unsur disiplin dan fungi dengan jumlah anggota tim tetap harus ganjil dan tidak melebihi dari 7 (tujuh) orang, karena semakin banyak anggota tim akan mengakibatkan kurang efektifnya kerja tim.
Komposisi anggota tim tetap ditentukan sebagai berikut :
- 1 orang tim manajemen senior;
- 2 orang anggota P2K3;
- 2 orang ahli dalam bidang operasi/produksi dan
- 2 orang ahli K3 atau ahli lain yang ditunjuk khusus.
Tim Audit Internal SMK3
Tim audit internal diangkat secara resmi oleh pimpinan perusahaan dan bertanggung jawab secara langsung serta harus membuat laporan hasil audit kepada perusahaan.
Susunan tim audit internal setidaknya terdiri atas:
- Ketua Tim
- Sekretraris
- Anggota Tetap
- Anggota tidak tetap
Tugas masing-masing tim Audit internal SMK3
1. Ketua Tim
Sebaiknya Ketua Tim diambil dari bagian operasi yang paling senior, telah mengikuti pelatihan audit dan berpengalaman.
- bertugas memimpin dan mengkoordinir kegiatan tim secara efektif dan obyektif
- bertanggung jawab untuk menyusun rencana audit
- melatih anggota tim (jika diperlukan)
- mengkoordinir penyusunan daftar periksa
- memimpin pelaksanaan audit
- mengarahkan penyusunan laporan hasil audit
2. Sekretaris Tim
- Bertugas memproses surat menyurat dan bahan AC tulisan yang diperlukan tim
- memproses penyusunan laporan
- mencatat semua hasil temuan dan rekomendasi selama audit berlangsung
- memproses hail audit secara cermat dan lengkap
- aktif dalam diskusi selama pelaksanaan audit.
3. Anggota Tetap
Bertugas mengembangkan dan membahas persiapan, pelaksanaan dan pelaporan audit.
Anggota tetap harus dipilih berdasarkan keahlian dan penguasaannya terhadap unit yang diaudit dan sedapat mungkin dipilih minimal supervisor. Anggota tetap dapat dipilih dari bidang :
- Engineering (perancangan)
- Operasi
- Maintenance (pemeliharaan)
- Keselamatan dan kesehatan kerja
4. Anggota Tidak Tetap
- bertugas membantu analisa dan memberikan informasi yang akurat dan obyektif kepada tim tetap
- dipanggil jika ada hal-hal penting yang terkait dengan keahlian mereka masing-masing (misal pengawas dari unit yang sedang diaudit) yang perl dibahas secara bersama.
Tim audit sebelum melakukan audit perlu dibina dibidang metode audit, standar penilaian audit, cara pemeriksaan dan verifikasi temuan, dan cara pelaporan audit.
Selama melaksanakan audit harus dibebaskan dari tugas kerja sehari-hari, dan harus dapat berperan sebagai pihak ketiga dalam melihat keadaan unit agar dapat memberikan masukan yang obyektif kepada pimpinan unit setempat.
Tugas & Tanggung Jawab Tim Audit
Seluruh tim audit bertugas untuk:
- Menentukan sasaran, cakupan periodisasi dan metoda audit serta menyusun rencana kerja dan daftar pelaksanaan audit. Rencana kerja harus lengkap dan mencakup daerah yang ditinjau, saat peninjauan, penyebaran laporan, rencana tindak lanjut dan rencana tanggal pelaporan.
- Mengembangkan daftar periksa (checklist) dan daflar pertanyaan (questioner) serta standar penilaian yang akan digunakan. Untuk itu harus mempelajari tentang unit yang akan diaudit, standar yang berlaku, hasil inspeksi dan hasil audit masa lalu jika ada, dan lain-lain.
- Melakukan pemeriksaan secara obyektif ke tempat/unit kerja, mereviev pelaksanaan prosedur dan manajemen, dan mengadakan wawancara dengan pekerja untuk pembuktian (verifikasi).
- Menyusun laporan hasil audit dan saran perbaikannya.
Seringkali tim merasa kesulitan untuk mengaudit kegiatan manajemen tetapi dengan pengembangan daftar periksa yang baik dan verifiksi yang obtektif, hasil audit akan membantu manajemen dalam mengendalikan kerugian akibat kecelakaan. Tim audit bertanggung jawab kepada pimpinan perusahaan:
Selanjutnya
Tahapan Pelaksanaan Audit Internal SMK3
Silakan klik link tersebut untuk pembahasan selengkapnya
