Sebelum membahas tahapan audit internal SMK3 perlu diketahui tingginya kecelakaan kerja merupakan indikasi penerapan SMK3 yang begitu buruk. Perlu menilai dan mengukur pencapaian penerapan SMK3 di setiap perusahaan untuk mengetahui keefektifannya. Melalui penilaian penerapan SMK3 atau audit SMK3 akan diketahui apakah program K3 yang telah dilaksanakan sesuai dengan regulasi.
Baca juga artikel penjelasan lengkap Audit Internal SMK3
Pelaksanaan audit internal SMK3 secara garis besar adalah :
1. Mengkaji informasi yang didapat pada unit kerja yang akan diaudit:
a. Laporan hasil audit terdahulu
b. Rencana tindakan yang sedang dilaksanakan
c. Pengalaman kecelakaan / penyakit akibat kerja tersebut
d. Pernyataan statement tentang tujuan dan kebijakan dari unit kerja tersebut.
2. Menyiapkan lembaran kerja audit (checklist dan lain-lain) untuk unit kerja yang akan diaudit berdasarkan Lampiran I| PP 50 Tahun 2012.
3. Memahami semua informasi-informasi penting (dengan memeriksa catatan dan prosedur tertulis, wawancara dan inspeksi) dan mengembangkan temuan-temuan.
4. Menyiapkan rekomendasi untuk didiskusikan dengan unit kerja yang bersangkutan.
5. Menyiapkan rekomendasi akhir.
6. Memberkas dan menyimpan semua lembaran kerja.
Hal yang perlu diperhatikan saat melakukan audit
- Melaksanakan identifikasi terhadap obyek yang akan diaudit (sumber-sumber bahaya yang ada) dengan menggunakan daftar periksa.
- Mengevaluasi kecelakaan yang mungkin terjadi dan akibat-akibat yang timbul dan atau ditimbulkan, melalui diskusi dan presentasi hasil temuan.
- Menentukan metode yang paling efektif atau tepat untuk mencegah dan tau mengurangi terjadinya kecelakaan dalam bentuk rekomendasi.
Dasar-dasar Pengetahuan Auditor SMK3
Agar dapat melaksanakan audit dengan baik, maka setiap auditor harus mengetahui dasar-dasar pengetahuan, antara lain mengenai:
- Sifat-sifat dan bahaya-bahaya yang dapat ditimbulkan oleh bahan- bahan baku dan bahan-bahan pembantu yang dipergunakan untuk proses produksi dalam kaitan dengan :
– Sifat-sifat kimiawinya
– Sifat fisiknya
– Bahaya kebakaran dan ledakan yang dapat ditimbulkannya
– Bahaya-bahaya lain yang dapat diakibatkannya, baik terhadap personil pekerja maupun lingkungan tempat kerjanya. - Tata cara penyimpanan dan pengelolaan dari bahan baku, bahan penimbun, bahan bakar berupa gas, cair, atau padat dan bahan- bahan lain yang mudah terbakar atau meledak.
- Tata cara penyimpanan dan pengelolaaan bahan-bahan berupa gas, cair atau padat yang dapat menimbulkan keracunan atau kerusakan terhadap anggota tubuh manusia.
- Proses dan peralatan yang digunakan untuk proses produksi, termasuk cara penyimpanannya (storage system) selama dalam proses untuk bahan padat, cair, dan gas.
- Sistem transportasi di dalam pabrik dan atau pekarangan.
- Tata cara pengepakan dan penyimpanan dari hasil produksi serta tata cara transportasinya keluar perusahaan.
- Tata cara pembuangan sampah/sisa produksi, baik dalam bentuk padat, cair maupun gas/uap.
- Ledakan dan kondisi lingkungan yang mungkin dapat menimbulkan membahayakan tenaga kerja dan peralatan antara lain faktor-faktor fisik, kimia, biologis, ergonomi dan lain-lain.
- Hazard Control meliputi:
– Pencegahan dan deteksi kebocoran bahan bakar dan bahan baku yang dapat membahayakan.
– Pencegahan terjadinya penyebaran uap dan debu serta cairan yang dapat membahayakan.
– Mengontrol sumber-sumber peyalaan.
– Fire detection dan fire control.
– Exposure dan lain-lain.
Tahapan Audit Internal SMK3
Persiapan Sebelum Pemeriksaan
Sebelum dilaksanakan audit, pimpinan perusahaan membuat keputusan pelaksanaan audit lengkap dengan sasaran dan membentukan tim audit. Setelah keluarnya keputusan, dapat dengan segera dilakukan pelatihan terhadap anggota tentang prinsip dan metode audit. Codes of Practices dan standar teknis yang dipergunakan.
Disamping itu, auditor harus mempelajari tentang organisasi dan unit/tempat kerja yang akan diaudit sehingga unit/ tempat kerja tersebut secara cukup baik dan perl diadakan review terhadap laporan audit sebelumnya (jika sudah pernah diaudit) struktur organisasi, diskripsi sifat dari operasi, prosedur kerja yang berlaku dan penyiapan saran yang diperlukan untuk pelaksanaan audit.
Sarana yang diperlukan antara lain :
- Daftar periksa (checklist) yang sudah disiapkan.
- Daftar pertanyaan lengkap dengan standar penilaiannya.
- Buku catatan.
- Kamera (jika dimungkinkan dan diizinkan)
- Blanko-blanko untuk wawancara dengan tenaga kerja dan manajemen terkait
- Prosedur kerja.
Pertemuan Pra-audit dengan Pimpinan Setempat
Pada pertemuan ini auditor memberikan penjelasan kepada pimpinan unit kerja setempat tentang maksud dan tujuan pelaksaaan audit. Selain itu mendiskusikan dan menanyakan berbagai hal yang terkait dengan kebijaksanaan dan cara pengelolaan K3 di unit setempat, sehingga diperoleh gambaran yang lebih jelas tentang pelaksanaan K3 di unit tersebut.
Pemeriksaan Lapangan
Setelah diperoleh informasi tentang aspek manajemen di unit/tempat kerja, auditor bersama petugas yang menguasai seluk beluk unit setempat mengadakan pemeriksaan ke unit/tempat kerja untuk melihat secara langsung sifat operasi, paparan resiko, iklim K3 di unit/tempat kerja tersebut, perangkat lunak yang meliputi pelaksanaan prosedur, peraturan, peraturan, organisasi dan karyawan.
Pada saat yang bersamaan auditor dapat mewawancarai tenaga kerja setempat untuk mendapat masukan apakah benar program K3 benar-benar ada secara formal dan konsisten diterapkan.
Verifikasi Informasi
Ada beberapa cara untuk memastikan bahwa program K3 benar diterapkan yaitu memeriksa catatan, wawancara dengan karyawan dan jika perlu pemeriksaan secara sample terhadap kondisi fisik karyawan. Oleh karena itu, jika auditor merasa belum yakin dengan data yang ia peroleh dapat melakukan verifikasi sesuai metode diatas.
Setelah selesai melakukan pemeriksaan di suatu unit/tempat kerja, auditor perl mengadakan pertemuan dengan manajamen unit setempat untuk memberikan atau memaparkan hasil temuan secara mum dan menampung berbagai tanggapan. Dalam memberikan gambaran umum hasil audit, auditor harus mengemukakan hasil positif terlebih dahulu sebelum mengemukakan kelemahan yang perlu diperbaiki atau mendapat perbaikan segera.
Selain itu pada kesempatan ini dapat dilakukan penelusuran terhadap kesalahan interpretasi selama audit, perbaikan sementara yang dapat diambil oleh manajemen dan lain-lain.
Dengan cara ini diharapkan temuan yang masuk dalam laporan adalah temuan obyektif dan penting. Disini perlu diciptakan komunikasi dua arah antara pimpinan dan pengawas unit setempat.
Referensi:
Peraturan Pemerintah No 50 Tahun 2012
JDIH Kemnaker
